Відрядження – це поїздка особи, яка перебуває у трудових відносинах з підприємством (працівника) до іншого населеного пункту поза місцем його постійної роботи.
Зазначена поїздка має:
- здійснюватися за розпорядженням керівника – працівник не може поїхати у відрядження самовільно. Має бути оформлений наказ керівника;
- бути обмеженою у часі (на певний строк) – безстрокових відряджень не буває. Часові межі встановлюються наказом про відрядження й можуть обмежуватися трудовим договором;
- мати мету – виконання службового доручення. Не може бути відрядження «просто так». Мета визначається у наказі про відрядження;
- обов’язково бути підтвердженою документально;
- бути пов’язаною з основною (господарською) діяльністю підприємства, посадовою інструкцією відрядженого працівника та визначеними нею трудовими функціями.
07.11.2023 набули чинності одразу два накази Мінфіну, які вносять корективи до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59.
Варто нагадати, що Інструкція № 59 є обов’язковою лише для органів державної влади, а також для підприємств, установ та організацій, які повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів. Небюджетники можуть використовувати цей документ як орієнтир для розробки внутрішнього Положення про службові відрядження.
Які зміни відбулися?
1. Підтвердні документи. Відповідно до нових змін, при використанні у відрядженні платіжних карток або їх реквізитів вартість витрат засвідчується документом (випискою банку та/або відомостями з рахунку), що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції.
Крім того, Мінфін уточнив, що підтвердні документи можуть бути як у паперовій, так і в електронній формі. Електронний документ, пред’явлений у візуальній формі відображення на папері та складений з дотриманням вимог законодавства про електронний документообіг, вважається тепер підтвердним документом.
2. Крім усім відомих проїзних документів та рахунків на проживання, Мінфін дозволяє бюджетникам використовувати:
— довідку підприємства, на яке був відряджений працівник, про перебування його за місцем відрядження;
— службову записку у довільній формі про виконання працівником службового доручення поза місцем постійної роботи під час відрядження, погоджену безпосереднім керівником.
Отож, якщо вказана дана норма для державних установ та організацій, то підійдуть такі документи і госпрозрахунковим підприємствам.
3. Скасування/відкликання/зміна маршруту. Ще одна корисна новація пов’язана з можливістю при скасуванні відрядження (відкликання з нього, зміні маршруту тощо) відшкодувати працівникові витрачені ним кошти на квитки, за які не можна повернути гроші не з його вини. Не секрет, що далеко не завжди перевізник повертає отриману передоплату у разі скасування поїздки. Логічно, що працівник не повинен страждати у такій ситуації. Має сенс взяти нову норму на озброєння і комерційним підприємствам, включивши до свого Положення про службові відрядження.
Ведення бухгалтерського обліку вимагає від бухгалтера постійно тримати руку на пульсі будь-яких змін в законодавчих базах. Велика кількість нормативної документації, яка постійно оновлюється, створює для сучасного фахівця чимало труднощів у відстеженні нововведень.
Однак, якщо використовувати сучасні автоматизовані програми для бухгалтерського обліку, ефективність роботи бухгалтера підвищується в кілька разів. Щоб зрозуміти прикладну користь тієї чи іншої програми для бухгалтерії, пропонуємо вам ознайомитися з готовим комплексом програмного продукту «Дебет Плюс», де реалізована можливість відображення усіх необхідних господарських операцій, в тому числі, і службових відряджень співробітника підприємства.
Програмний продукт дає змогу:
- вносити авансові звіти працівників;
- відображати необхідні витрати, понесені підприємством у зв'язку з цією операцію (кореспонденція рахунків формується автоматично на основі створеної операції);
- друкувати звіти про використання коштів, виданих на відрядження;
- здійснювати аналіз розрахунків з підзвітними особами шляхом формування оборотів та залишків по рахунку;
- формувати регістр аналітичного обліку.
Програмне забезпечення «Дебет Плюс» передбачає готові комплексні рішення для різних галузей економіки: бюджетних установ, медичних організацій, агропідприємств, комунальних закладів, комерційних підприємств, профспілкових організацій, хлібзаводів, ЖКГ тощо.
«Дебет Плюс» — це програмний продукт, розроблений в Україні і для України.
Детальніше про програму «Дебет Плюс» читайте на сайті https://debet.com.ua
або зверніться за телефонами й отримайте відповіді на всі ваші запитання:
067-625-50-57
096-773-23-27
067-346-59-81