«Роботу потрібно було виконати до полудня п’ятниці. Як справи?»
«Делегування&керування» Б. Трейсі
Народна приказка «Якщо хочеш зробити щось добре – зроби це сам» відома кожному, та ця народна мудрість не працюватиме для керівника бухгалтерського відділу. Всім добре відомо, що ознакою успішного лідера є вміння грамотно делегувати відповідальність та повноваження.
Делегування- це вміння спланувати, організувати та проконтролювати сферу відповідальності колеги/підлеглого/підрядника. Що це означає на практиці для вас як для головного бухгалтера або керівника?
Делегувати - зовсім не означає «перекидання» відповідальності та частини справ на інші «плечі». Вміти «ділитися роботою» означає така її організація та розподіл між членами команди, яка призведе до максимально ефективного виконання завдання. До цього не можна підходити легковажно: вміння мудро делегувати завдання – це справжнє мистецтво, яке вимагає від лідера прояву різних здібностей: від здатності аналізувати потенціал співробітників до реалізації практичних кроків передачі відповідальності та самодисципліни.
Які переваги делегування?
-
Вивільнення часу для тих завдань, виконати які може лише керівник (задачі з високим ступенем фінансових ризиків; конфіденційні питання, в які не мають бути посвячені сторонні; термінові завдання, які потребують навчання, на яке у відповідний момент немає часу).
-
Професійне зростання ваших колег. Як керівник, ви маєте бути особисто зацікавлені у розвитку здібностей та вмінь ваших підлеглих. Мудре делегування задач дає змогу підвищувати професійні здібності, мотивувати до зростання, що, в результаті, формує більш сильну команду.
-
Підвищує загальну ефективність відділу. Делегування сприяє зростанню результативності роботи команди, оскільки спрацьовує ефект синергії, коли 1+1=3. Тобто, спільність працівників разом продукує кращий результат, аніж сума окремих результатів.
-
Покращення психологічного клімату в колективі, адже такі кроки, правильно донесені до співробітників, демонструють довіру керівництва, що, в свою чергу, спонукає кожного учасника працювати краще та почувати себе більш впевнено («Мені довіряють, я здатен це зробити!»).
Як саме делегувати?
Напевно, найбільше питань викликає безпосередньо процес поділу обов'язків та довіра підлеглому певних задач. В залежності від того, в якій галузі ви працюєте, скільки співробітників у вашому підпорядкуванні та які саме завдання вам необхідно виконувати, цей процес може мати деякі відмінності в кожному окремому випадку. Проте, є загальні принципи, які підійдуть будь-якому головному бухгалтеру або керівнику підприємства, і їх може використати кожен лідер, що планує делегувати відповідальність.
1. «Не аби кому».
Перший крок – це зважений вибір того, кому саме з підлеглих доручити виконання певного завдання. Це має бути компетентна людина, що заслуговує на довіру. Ви, як керівник, маєте розібратися, чи має відповідні здібності ваш підлеглий. Не можна доручати складних завдань новачкам. Не варто додатково завантажувати роботою людину, яка і так має надмір поточних справ та обов'язків: вона може просто не встигнути виконати вашу задачу своєчасно.
«Неймовірно, але ваш потенціал як менеджера чи керівника компанії майже безмежний, якщо ви здатні розкрити таланти та здібності інших людей, делегуючи їм завдання й ефективно контролюючи їх».
«Делегування&керування» Б. Трейсі
2. Чіткість та прозорість.
Поясніть суть завдання та переконайтесь, що ваш підлеглий зрозумів вас. Уточніть, коли він готовий приступити до виконання та скільки часу йому знадобиться. Обговоріть проміжні терміни перевірки – час і дати, коли співробітник буде звітувати про поточний стан справ. Встановіть дату дедлайну і донесіть інформацію про нього до вашого підлеглого. Якщо необхідно, розкажіть, які методи потрібно використати, щоб досягти бажаного для вас результату. Максимально повно донесіть всю необхідну інформацію, особливо якщо ви даєте це завдання вперше. Якщо задача має багато деталей, краще подавати інформацію в письмові формі (або попросити підлеглого зафіксувати вимоги). Якщо неправильно підібрати стиль делегування для конкретної ситуації, на виході ви можете отримати зовсім не те, чого очікували.
«Відповідь або рішення стануть очевидними, якщо чітко сформулювати проблему. Медики щодо цього кажуть: «Точний діагноз — половина лікування».
«Делегування&керування» Б. Трейсі
3. Забезпечення інструментами для виконання.
Співробітник, якому ви делегуєте повноваження, повинен мати у своєму розпорядженні все, що необхідно для виконання поставленого завдання. Ви повинні забезпечити підлеглого владою, інформацією та ресурсами, які йому потрібні для досягнення мети. У тому числі, слід проінформувати колектив, кому та які саме повноваження ви делегували.
4. Мотивація та особистісний підхід.
Озвучуйте співробітнику можливості, що дають нові обов'язки – розвиток навичок, кар'єрне зростання, майбутнє підвищення заробітної плати. Ваш колега має бути зацікавлений виконати справу максимально добре. Покажіть, що ви, як керівник, вірите в його успіх.
«Якщо хочете вплинути на іншу людину, припишіть їй якість, якої в неї немає, і вона зробить усе, щоб довести, що ви маєте рацію».
Вінстон Черчилль
5. Довірили? Чекайте.
Не можна паралельно виконувати роботу, яку ви довірили підлеглому. Це не лише може обурити його недовірою з боку керівництва, але й негативно посприяє його мотивації й у подальшому, він буде знати, що можна «зробити вигляд» або виконати лише частину завдання, яке шеф все одно зробить самостійно. Звичайно, не у всіх і далеко не все виходитиме з першого разу, але не можна допускати, щоб співробітники відмовлялися від виконання поставлених завдань. Ви можете допомогти порадою, виділити більше ресурсів, призначити помічника, але зобов'язані переконати підлеглого в тому, що він має йти до кінця, доки мети не буде досягнуто. Будьте обережні з контролем – ваша поведінка не має бути надто прискіпливою та суровою.
6. Обережно з критикою.
Ніколи не критикуйте людину публічно. Наявність спостерігачів посилює відчуття незручності, а це генерує думки про власну нікчемність. Оцінюйте роботу, а не людину. У той момент, коли ви скажете: «Ти зробив погано» — у працівника автоматично виникне емоційна реакція й бажання захиститися. Дайте співробітнику можливість висловитися. Поставте йому низку запитань: що він зробив би інакше наступного разу; як сам оцінює виконану роботу; які має ідеї щодо поліпшення виконання тощо.
Не нехтуйте підбадьоренням, заохочуйте своїх підлеглих, будьте уважні до їх сильних сторін та здібностей, і не забувайте говорити про це. Якщо людина нервує і не впевнена у своїх силах, ви як керівник та наставник, можете шукати шляхи для мотивації та заспокоєння. Будьте уважними до потреб ваших підлеглих: хороший лідер у кожному співробітнику бачить в першу чергу особистість.
«Можливо, найважливіша знахідка цих успішних компаній полягає в тому, що їхні працівники відчувають, що можуть помилитися, — за це їх не критикуватимуть чи не звільнять. Найкращі компанії створюють середовище, у якому працівники можуть робити щось нове, припускаючись на цьому шляху багатьох помилок»
«Делегування&керування» Б. Трейсі
Що робити, якщо задача не виконана?
Ви делегували певне завдання і воно було виконане зовсім не так, як ви планували? Ваш підлеглий не вклався в термін? Або завдання було виконано недостатньо якісно? Якщо працівник, якому ви доручили задачу, не впорався, то замість мовчання чи агресії спробуйте дати йому зворотній зв'язок. Розмовляйте наодинці, аналізуйте виконану роботу та шукайте шляхи поліпшення. Це має бути довірлива розмова, яка, зрештою, призведе до позитивних змін в роботі.
Подумайте, що ви можете зробити для вирішення ситуації. Можливо, цей працівник потребує додаткового навчання або вам необхідно змінити підхід до поставленого завдання. Можливо, вашому колезі потрібно більше часу для освоєння та відпрацювання навичок. Боріться зі своїм перфекціонізмом. Спочатку завжди хтось можете робити гірше, аніж ви. Запасіться терпінням та рухайтесь крок за кроком.
І наостанок. Якщо ви вважаєте, що недостатньо добре справляєтеся з делегуванням – не поспішайте хвилюватись та критикувати себе. Як і більшість навичок та вмінь, ця якість може бути напрацьована та вдосконалена. Рухайтесь в цьому процесі з вашим колективом та ставайте сильнішими разом!