Для кожної установи рано чи пізно настає день, коли потрібно приймати рішення про впровадження програми автоматизації обліку та звітності. Для когось це перехід від папірців на якісно новий рівень – використання програмного забезпечення, хтось змінює застарілу програму на більш осучаснену. Але за будь-яких обставин, це важливе рішення, пов’язане із вибором і новими турботами.
Ми спробували прослідкувати цей шлях на прикладі наших клієнтів. Що спонукало до змін, як робився вибір і чим супроводжувався процес автоматизації бухгалтерського обліку — читайте у цій статті.
Передумови для змін
«Ми стали КНП (комунальне некомерційне підприємство – ред.), і розробники нашої тодішньої програми не змогли нам допомогти перейти на нові рахунки і новий облік, і ми почали шукати іншу програму»
Олена Геннадіївна, головний бухгалтер КНП «Вільнянський ЦПМСД»
Мабуть, це найпоширеніша ситуація для ЗОЗ-КНП за останні кілька років. І якщо спочатку з цим стикнулися заклади охорони здоров’я первинної ланки, то цьогоріч це дійшло й до вторинки. У кожного своя початкова точка відліку: когось не влаштовує існуюча програма, у когось її взагалі немає, але у всіх однакова ціль — спростити щоденну рутину.
Як обирали програму
Кажуть, вибір — це найскладніше, що є в нашому житті. І уникнути його ніяк і нікому не вдасться. Про один із таких виборів на шляху новоствореного чи реорганізованого закладу охорони здоров’я розповідає ще один наш клієнт.
«Ми новостворене підприємство. Працюємо з квітня 2020 року, тому обирали програму для роботи, для початку „з нуля“.
У першу чергу цікавив функціонал для роботи, можливість здавати звітність, гарне співвідношення ціни і якості. Шукали програму, в якій зручно працювати. Обирали між вами (ПЗ „Дебет Плюс“ - ред.) й ще чотирма програмами. Тут ми отримали весь комплекс, а не окремі модулі. Дехто пропонував окремі блоки, а потім докуповувати. Виходить, купи машину, а потім докупи ще й колеса та руль окремо, щоб поїхала.
Великий плюс, що у вартість входить упровадження – ми взяли 10 годин відразу. За нами закріпили одного спеціаліста, який ввів нас у курс справи і провів від початку до кінця впровадження.
КНП — це така структура, яка вже ніби самостійна, але й залежить ще від місцевого бюджету. І всі ці різні джерела фінансування програма „Дебет Плюс“ враховує і підтримує»
Світлана Володимирівна, головний бухгалтер КНП «Смолінський ЦПМСД»
Упровадження програми
«Мені один раз показали і можна працювати. Немає нічого складного в програмі, якщо розумієш облік»
Марія Миколаївна, головний бухгалтер КНП «Ржищівська міська лікарня»
«Спочатку потрібно попрацювати на програму, потім програма працює на нас»
Анна Федосіївна, головний бухгалтер КНП «Малинський ЦПМСД»
Перехід на нове програмне забезпечення – це нелегкий і інколи доволі тривалий процес. А ось що про впровадження програми розповідає Анжела Василівна, головний бухгалтер КНП «Амбулаторія ЗПСМ св. Пантелеймона» Острицької сільської ради із Чернівецької області.
«Ми закупили програму в липні 2019 року і відразу почали в ній працювати. Почали ми з модуля заробітної плати. Мені ваші спеціалісти розповіли основні поняття, показали інструкції й почалася активна робота… І з першого місяця роботи я відразу нарахувала ЗП у програмі. Можу сказати, що мені це сподобалося… На сьогодні ми все ведемо в програмі і нас це влаштовує.
Я все життя була бюджетником. До цього я 23 роки працювала в Казначействі заступником начальника управління – головним бухгалтером. Працювали у програмі Парус. Тут я змушена була перекваліфікуватися. Спочатку було складно, як і в будь-якій роботі, яку ти починаєш, але тепер, коли я розумію, що має бути, і знаю, які питання задавати, я задоволена цією програмою (ПЗ „Дебет Плюс“ — ред.).
Кожна людина, яка хоче чомусь навчитися, спочатку обов’язково робить записи, адже не можливо все відразу запам’ятати. Перше, що я запитала, коли купила програму, чи є інструкції. Я працювала із програмами, до яких не було інструкції, тому я знаю як це. Я із тих людей, які можуть почитати і потім задавати тільки конкретні питання. Найчастіше в інструкції ви знайдете те, що вам потрібно.
Я відразу спитала керівника чи будуть виділятися кошти на програму. Я знаю, що було б, якби не було програми. Програма це що? Це складно спочатку, але потім можна отримати всю інформацію для бухгалтерського, управлінського обліку та звітності. Я завжди схилялася до думки, що вся робота бухгалтера має вестися в програмному забезпеченні. Це зручно. Краще витратити час на початку, щоб потім мати все під рукою. Тим паче, що є оновлення, пов’язані із змінами в законодавстві.
Перекладати повністю відповідальність на програму не можна. Після того, як я щось нараховую у програмі, особливо вперше, я все одно це перевіряю. Виникають питання — це нормально. Я телефоную вашим спеціалістам.
Навіщо працювати в програмі і робити звіти вручну?! Все, що можна взяти (експортувати – ред.) з програми, я все використовую. Ми здаємо звіти з ЄСВ, 1-ДФ, а тепер ще й з’явився цей новий звіт (звіт за формою 1-НС – ред.). Я розумію, що має бути виведена головна книга на потрібну дати, але це й так потрібно робити. Звіт у програмі — це великий плюс».
«Коли ми встановлювали програму, нам допомогли із занесенням залишків (імпорт залишків із файлів формату Excel – ред.). Але це варто того, щоб зараз стало легше, – стверджує головний бухгалтер Вільнянського ЦПМСД Олена Геннадіївна. – У нас п’ятеро бухгалтерів. Питання з’являються постійно, адже потрібно, щоб кожен бухгалтер все досконало знав, де яку „галочку“ поставити. Тому питання з’являються, і ми звертаємося на підтримку, де завжди отримуємо відповіді на наші питання.
Змінився облік, з’явилося ПДВ. Ми також постійно всьому навчаємося. Якщо хтось вважає, що після автоматизації бухгалтер стане непотрібен, то зауважу, що думка про звільнення бухгалтерів при придбанні програми для автоматизації може бути тільки в людини, яка ніколи сама не вела облік. Бухгалтер сидить над роботою цілий день, голови не піднімає. Роботи вистачає всім. А у зв’язку із нововведеннями, я б ще ввела одну додаткову посаду бухгалтера».
Що змінилося з автоматизацією обліку
Поступові зміни часто залишаються непоміченими. Та варто тільки пригадати, як щось робилося раніше, й порівняти з теперішнім станом справ — все стає очевидним.
«У нас 48 підрозділів. Наскільки простіше зробити списання з програми, ніж робити це руками чи в Excel. А взяти, наприклад, нарахування амортизації. Правильно заніс ОЗ і термін придатності — й воно все автоматично рахує. За скільки? За пару хвилин я можу нарахувати всю амортизацію. А якщо вручну? Це ж треба не один день витратити, – говорить Анна Федосіївна, головний бухгалтер зі стажем роботи понад 30 років. – Нюансів багато, але мені програма подобається. Головне, треба знати бухгалтерські проводки. Якщо не будуть знати проводок, то це дуже тяжко. Якщо ти бачиш, що проведення правильно „лягає“, то проблем не буде».
Завершити хотілося б порадою від досвідченого головного бухгалтера, яка вже пройшла весь шлях упровадження програмного забезпечення:
«У кожній програмі є свої нюанси. Просто потрібно підійти до цього з відповідальністю, звикнути й засвоїти — і тоді все буде добре»
говорить Анжела Василівна з амбулаторії ЗПСМ св. Пантелеймона
Вибрати програму для бухгалтерії завжди непросто, а зробити такий вибір при постійній зміні законодавства — взагалі стає складно. І питання не тільки у функціоналі та ціні програм, які представлені на вітчизняному ринку продуктів для автоматизації роботи підприємств, а ще й у всіляких вимогах чи заборонах, які встановлені на законодавчому рівні.
Два роки поспіль – 16 травня 2017 року та 14 травня 2018 року – указом Президента України під санкції потрапили то компанії, що займаються розробкою програмного забезпечення для бухобліку, то самі програмні продукти. До санкцій варто додати зростаючий з того часу інтерес до захисту інформації та персональних даних.
Коректність реалізації послуг захисту інформації у програмах має відповідати визначеному рівню гарантій. Факт такої відповідності підтверджує сертифікат, який видається після державної експертизи, що проводиться з метою перевірки коректності реалізації функціональних послуг захисту конфіденційності, цілісності, доступності та спостережності інформації. Згідно з вимогами програмний продукт повинен забезпечувати повний функціональний профіль захисту інформації.
«Дебет Плюс» — це програмний продукт,
розроблений в Україні і для України.
Більш детально про систему автоматизації комплексного обліку «Дебет Плюс» можна дізнатися у розділі «Конфігурації» або сконтактувати зі спеціалістами та отримати розгорнуту відповідь на всі питання щодо придбання, впровадження та підтримки програми.