Ранок понеділка. Ви прийшли на офіс. Відкрили ноутбук. Перевірили електронну пошту. Поговорили з колегами. Хотіли виконати необхідні розрахунки, але вас викликали на нараду. Ви відповіли на повідомлення. Потім ще на одне. Повернулись до спроби виконати розрахунок та вибірку даних для керівника. Вас покликали на ще одну зустріч. Ви сконтактували з постачальником та обговорили оформлення нового договору, оскільки ваша колега, в чиї обов'язки входить ця робота, знову запізнювалась. Організували завдання для підлеглих, намагаючись вислухати незадоволення та вирішити конфлікти. Спланували ще одну нараду. Проговорили виправлення в документації з секретарем. Підписали потрібні папери. Раз за разом ви відволікались на черговий телефонний дзвінок або необхідність дати комусь термінову відповідь. Ваша кава встигла захолонути, а ви самі – втомитися, а день, здається, ще навіть не почався. Ви відволікались десятки разів, переходячи від однієї справи до іншої, рутинні завдання накрили вашу свідомість, вам було важко зосередитись, а загальний результат вашої праці вимальовувався дуже туманно. День підійшов до завершення, втомлені і не задоволені собою ви повертаєтесь додому, знову відчуваючи роздратування та пригніченість, оскільки ваша праця була непродуктивною, увага – розсіяною, а мета виконуваних завдань виривалась з ваших рук, як повітряна кулька при сильному вітрі. Неначе та білка, ви пробігли в колесі весь робочий день, але в його кінці розумієте, що бути зайнятим і бути продуктивним – це зовсім різні стани.
Кожному з нас знайома подібна ситуація. Звичайно, у всіх нас бувають складні або малоефективні дні, проте якщо робочий процес ніяк не вдається взяти під контроль, ви хаотично переходите від однієї дії до іншої, виконання завдань з'їдає всі сили та внутрішню енергію, а пункти, які необхідно закреслити після їх реалізації, лише ростуть та накопичуються, напевно, вам потрібен новий план.
Сьогодні ми всі живемо в суспільстві, де «успішний успіх» вже давно перетворився в культ. Якщо не будеш діяти, вилетиш з сідла. Потрібно активно працювати, навчатися, займатися саморозвитком, тримати в порядку думки, тіло, зовнішність, виховувати дітей, прикрашати квартиру як у pinterest, готувати красиву та корисну їжу, як в instagram, а ваш день для досягнення такої кількості цілей має бути розписаний похвилинно (або складатися як мінімум із 36 годин). Ці тенденції активно пропагуються і в нашій професійній діяльності: кожна мить вашого робочого дня має бути результативною, ваші знання – практичними, ваші вміння – конкурентноздатними, а ваша діяльність визначить, хто ви є. Чи дисципліновані ви? Достатньо професійні? Достатньо сміливі, наполегливі, впевнені в собі? В сучасному суспільстві немає місця ваганням та бездіяльності: ми хочемо мати кращі посади, гідну заробітну плату, повагу навколишніх та внутрішню насолоду від процесу, в якому беремо участь. Непроста задача! При тому всьому дуже часто наші дні – це просто безкінечний потік завдань та дій, що, забирають сили та час, але успіху ми так і не досягаємо.
Так, система маркетингу та продажів в гонитві за клієнтом досить добре пропрацювала рекламну кампанію, що змінює наше мислення і вже давно стала частиною нашого сьогодення: щоб отримати більше, потрібно більше працювати, розвиватися та рухатись вперед. Та навіть якщо відкинути вплив соціуму, мусимо погодитись, що і наші власні бажання дуже часто стимулюють нас прагнути бути хорошим фахівцем, реалізувати свій потенціал та знайти своє покликання у кожній із вагомих для нас сфер; і бухгалтерський облік, що для багатьох з нас є справою життя, не являється виключенням. Нам кидають виклики і ми зацікавлені їх приймати: така сучасна реальність.
Інколи зміни в підходах до справи, що чомусь нам не вдається, мають бути кардинальними: вам потрібно поміняти фах або компанію. Але дуже часто нам насправді потрібно зовсім небагато коригувань нашого мислення та звичок,які дадуть змогу побудувати робочий день таким чином, щоб час, витрачений на виконання праці, був використаний найбільш ефективно.
Наше сьогодення недарма називають «епохою відволікання» – рука ніби сама десятки разів на день бере телефон для відповіді на дзвінок або повідомлення в одній з декількох соцмереж, або ми, самі того не помічаючи, скролимо стрічку новин, втрачаючи такі дорогоцінні хвилини життя і розсіюючи концентрацію. Потік інформації настільки значний, що потрібно чимало зусиль, щоб утримати увагу на великих об’ємах того, що потрібно опрацювати. Перелік джерел пошуку даних настільки численний, що ми губимося і набуваємо схильності відтягувати прийняття рішень та відтерміновувати виконання завдань.
Що ж допоможе зробити нашу діяльність більш ефективною, витрати часу – результативними, і дозволить сповільнити шалену гонитву за примарних успіхом? Як організувати процеси настільки просто і продумано, щоб уникнути вигорання на робочому місці та насолодитися краєвидом на дорозі, якою ви йтимете до вашої мети?
1. Шукайте власний шлях.
На безкрайніх просторах інтернету ви знайдете чимало порад на таку популярну сьогодні тематику як продуктивність вашої діяльності. В книгарнях та сторінках в соцмережах майоріють численні книги з переліком настанов. На сайті кожної великої компанії ви побачите вкладку меню «Про нас», де успішні люди поділяться з вами досвідом того, як особисто вони досягли «успішного успіху». Щось з цього захопить вас, щось викличе роздратування, а деякі поради будуть просто непрактичними. Так чи інакше, ніхто не зацікавлений у вашому житті настільки сильно, як ви самі, а, отже, шукати власний шлях – задача особисто ваша. Те, наскільки ви вкладетеся у процес – де б ви не працювали і якими б не були ваші посадові обов'язки – залежить в найбільшій мірі саме від вас.
Варто аналізувати себе, досліджувати власні здібності і унікальні властивості, щоб найкращим чином організувати роботу та досягти результату. Не всі принципи будуть однаково дієвими для кожного, адже всі ми різні.
Хтось, прокинувшись о шостій ранку, встигає помедитувати, зробити вправи, написати план на день та приготувати корисний сніданок для цілої сім'ї, а для когось мозкова діяльність увімкнеться лише після дев'ятої. Хтось, заповнюючи первинну документацію, вмикає ритмічну музику, а комусь важлива тиша. Хтось зможе декілька годин працювати над конкретним завданням, а є ті з нас, хто робитиме це рвучко, змінюючи частинки проєкту одна за одною, тому що не в змозі довго концентруватись на однотипній діяльності. Хтось - перфекціоніст, і організує навколо себе ідеально впорядкований робочий простір, а комусь важливо працювати серед творчого хаосу. Комусь простіше працювати в команді, радитися з колегами, а хтось надає перевагу індивідуальній роботі, не відволікаючись на додаткові розмови. Хтось мотивується створеною на робочому місці особливою атмосферою (квіти, гірлянди, красиві дрібнички), а комусь це не важливо.
Всі ми дуже різні, і наше завдання – знайти не лише власну пристрасть, покликання та фах, а й зрозуміти, якими інструментами доцільно скористатись для досягнення цих поставлених цілей. Те, що працюватиме в одного, не матиме ніякого значення для іншого, отож : досліджуйте самих себе.
2. Дисциплінуйте власні слабкості.
Проаналізуйте, що саме заважає вам бути продуктивним на вашому робочому місці (в частині, яка залежить від вас). Заваріть каву, відкладіть телефон та обміркуйте ситуацію, що складається. В кожного з нас є свої слабкості та прогалини, що потребують додаткового дисциплінування.
Вам важко розбиратися з рутинними завданнями? Регулярно роздумуйте, в чому ваша мета та що насправді дає вам ваша робота. Пошукайте творчі підходи та інструменти, що внесуть різноманіття у процес вашої діяльності. Складіть план, виконайте зранку неприємні вам частини проєкту, щоб вивільнити день. Розплануйте дзвінки наперед. Оберіть певну схему систематизації, що допоможе саме у вашій роботі.
Ви постійно запізнюєтесь, не встигаєте виконати всі завдання вчасно? Підійдіть до планування вашого графіку більш зосереджено. Встановіть собі жорсткі дедлайни та слідкуйте за виконанням завдань. Розбийте ваш проєкт на шматочки. Проаналізуйте, скільки саме часу займає виконання тих чи інших дій. Спостерігайте за вашими колегами, радьтеся та спробуйте зрозуміти, що саме викликає у вас проблему в затягуванні процесу. Навчайтеся у тих, хто поруч. А, можливо, ви плануєте виконання занадто великої кількості завдань і вам потрібно сповільнити біг.
Ваш день перетворюється на хаос? Зосередьтесь на слідуванні плану, що був складений. Викресліть непотрібні вам зустрічі, уникайте безцільних розмов з колегами, систематизуйте ваші завдання та відкладіть телефон в сторону. Говоріть «ні» всім факторам, що відривають вас від процесу – доти, доки не виробите в собі звичку працювати певний час, не відволікаючись. Нехай ваша увага буде максимально сконцентрована на справах. Проте - дозволяйте собі відпочинок на каву, прогулянку на обідній перерві, смачний перекус. Заохочуйте себе невеликими корисними радощами. Це дасть вам змогу відпочити та розвантажити голову від постійного потоку думок про робочі моменти.
3. Майте реалістичний підхід.
Плануючи певну справу, підійдіть до процесу максимально наближено до реальності. Вам потрібно зібрати інформацію для подачі звітності? Ви працюєте на посаді не перший місяць і добре знаєте, що це завдання не однієї години, виділіть собі більше часу та почніть підготовку заздалегідь. Ваша посада передбачає взаємодію зі співробітниками? Ви знаєте, що вас будуть відволікати протягом дня, і це зменшить час, витрачений на інше важливе завдання, врахуйте і це. Кожна ділянка роботи має свої особливості, кожна компанія по-різному планує працю своїх співробітників. Ви знаєте свій темперамент, і наскільки швидко ви виконуєте певні дії. Всі ці моменти варто врахувати, підходячи до ситуації зважено.
4. Делегуйте повноваження.
Багатьом з нас важко відпустити контроль над важливою справою, і ми скоріше будемо виконувати всі завдання власноруч, ніж довіримо цю відповідальність іншій людині. Проте, якщо ми прагнемо бути хорошими фахівцями, момент розумного розподілу обов'язків не просто важливий, а критично необхідний. Не так важливо: працюєте ви в команді нарівні з іншими колегами, або у вашому підпорядкуванні є співробітники, вам доведеться зіткнутися з поділом відповідальності за певні частини спільної роботи.
Якщо ви – головний бухгалтер або інший керівник, варто продумано організувати роботу вашого колективу та навчитись делегувати частину власної діяльності, щоб вивільнити час на виконання тих справ, які потребують вашої безпосередньої участі. Навчайте тих, хто поруч з вами, готуйте нову зміну, і це характеризуватиме вас як мудрого лідера.
Якщо ви працюєте у команді з іншими спеціалістами, і поділ обов'язків виконаний нерівномірно, про це варто поговорити з вашим безпосереднім керівництвом. Хто не шукає рішення, той його не знайде, і якщо ви не наважуєтеся відстоювати ваші права, ви можете чимало втратити. Запитавши одного разу, ви можете отримати позитивну відповідь, що внесе корисні зміни до процесу вашої праці і допоможе вам виконувати роботу більш результативно, а в цьому зацікавлені і ви, і ваш керівник.
Не забувайте просити про допомогу. Це може покращити стосунки, навчить вас співпрацювати з іншими та розвантажить ту гору, яку ви можете набирати на свої плечі.
5. Змінюйте ваше мислення.
Ми всі маємо сформовану систему поглядів на життя, на інших людей та, власне, на самих себе. І від того, яким ми бачимо світ та себе у ньому, залежить те, наскільки успішною буде наша діяльність. Людина без цілі, людина, що не впевнена в собі та своїх діях, людина, яка не вміє комунікувати з іншими, не бажає розвиватися або занадто критично налаштована до себе, не зможе результативно працювати та не отримає радості від процесу своєї праці.
Пропрацьовуйте свої погляди в позиціях, що гальмують вашу результативність. Навчайтесь позитивно дивитися на життя. Мотивуйте себе та тих, хто поруч; заохочуйте себе до зростання. Шукайте інформацію, що вас надихатиме та навчатиме дивитися на проблеми під іншим кутом. Ведіть щоденник вдячності, аналізуйте свої досягнення та не концентруйтеся на невдачах. Не порівнюйте себе з іншими людьми, але надихайтесь хорошими прикладами і прагніть більшого. Плануйте ваше майбутнє, зростайте професійно, приймайте виклики та робіть те, чого боїтеся. Зростайте як особистість, і це дасть вам змогу бути більш впевненою людиною та досвідченим спеціалістом.
6. Автоматизуйте все, що зможете.
Наше життя – стрімке та прогресивне. Сьогодення кидає складні виклики, проте також дає змогу спростити багато рутинних дій: у сфері побуту, навчання, і, звичайно, у робочих процесах. Якщо ви маєте змогу – користуйтесь досягненнями сучасних технологій та спрощуйте свою працю, щоб вивільнити час на інші справи. Якщо ви втомилися і потребуєте перезавантаження, розставляйте пріоритети таким чином, щоб не виснажитися та залишити ресурс на дійсно необхідне. Можна замовити їжу, якщо сьогодні ви не маєте сил готувати; можна скористатись доставкою, якщо у вас немає часу забрати посилку; можна завантажити зручний застосунок для пошуку будь-чого: від лікарських засобів до акцій у маркетах вашого міста. І, звичайно ж, варто уникати ручної праці, якщо є змога автоматизувати ваші бізнес-процеси: бухгалтерський, податковий та фінансовий облік сьогодні може бути перенесений з паперових книг та документів у різного роду програмне забезпечення. Сьогодні на ринку України представлено багато компаній, що створюють, впроваджують та супроводжують програмні продукти, за допомогою яких досить легко та безпечно можна автоматизувати облікові процеси та спростити життя бухгалтера, обліковця, економіста, фінансиста та інших фахівців.
Одним із представників іт-автоматизаторів виступає наша компанія "Дебет Плюс". Ми презентуємо готові галузеві рішення для різних сфер та напрямків економіки нашої країни. Для знайомства з функціоналом програмного продукту ми створили багатогранну систему: від безкоштовної презентації та комунікації з кваліфікованим спеціалістом до відео-уроків, інструкцій, записів вебінарів на різноманітну тематику, що представлені на нашому сайті debet.com.ua у вільному доступі. Спрощуйте вашу діяльність та працюйте максимально продуктивно, щоб досягти успіху. Наша компанія з радістю допоможе вам на цьому шляху!