Новорічні свята вже не за горами, а це означає, що час звернути увагу на особливості відображення в обліку подарунків, які роботодавець може вирішити закупити для діток своїх співробітників. Що має робити бухгалтер у такому випадку? Які особливості документального оформлення та оподаткування? Давайте пригадувати!
Загальні питання придбання подарунків для дітей працівників має регулювати колективний договір, що укладається на підприємствах, що використовують найману працю, не залежно від форми власності.
Перш ніж придбати та видати подарунки, керівник організації має оформити наказ, в якому обов'язково зазначається відповідальна за проведення закупки та видачі особа. Також у цьому розпорядчому документі слід вказати:
- підставу та мету видачі подарунків (із зазначенням пункту колдоговору підприємства);
- порядок закупівлі та видачі подарунків;
- термін виконання.
Відділом кадрів або бухгалтерською службою створюється список дітей працівників. Зазвичай подарунки видають неповнолітнім дітям – до 18 років. Коли такий перелік сформовано, складається кошторис на закупівлю матеріальних цінностей.
Видача подарунків має бути оформлена відомістю, в якій зазначають перелік працівників, що мають дітей. Такий документ підприємство розробляє самостійно. Саме на основі відомості із підписами працівників про отримання подарунків, бухгалтерська служба здійснює списання та відображення даних в бухобліку.
Придбання таких матеріальних цінностей відображаються на рахунку 28 «Товари» або субрахунку 209 «Інші матеріали».
Щороку в період з 15 листопада поточного року по 15 січня наступного року діє Закон України «Про звільнення від оподаткування грошових коштів, які спрямовуються на проведення новорічно-різдвяних свят для дітей на та придбання дитячих святкових подарунків». Згідно із цим нормативом застосовують спеціальні правила оподаткування вартості новорічних подарунків для дітей за місцем їх видачі, а також діють спеціальні правила справляння ПДВ.
2024-2025 роки не є виключенням. Починаючи з 15.11.2024 р. і по 15.01.2025 р. включно не оподатковуються набори товарів, що містять лише кондитерські вироби та іграшки українського виробництва загальною вартістю не більше 8% прожиткового мінімуму для працездатної особи, встановленої законом на 1 січня звітного податкового року. На поточний період ця сума складає 242,42 грн. Якщо роботодавець планує придбати подарунки дітям працівників більшою вартістю, або якщо їх склад не буде відповідати заявленим вимогам, то така операція буде оподатковуватися ПДВ на загальних підставах.
Вартість подарунків є базою ЄСВ лише у тому випадку, якщо підприємство видає їх безпосередньо своїм працівникам, тобто мова має йти про особу, з якою роботодавець перебуває у трудових відносинах. Натомість у разі видачі подарунків дітям (у тому числі, і дітям співробітників) – ЄСВ не нараховується. Цю умову регулює постанова КМУ №1170 від 22.12.2010 р.
Що ж стосується відображення даних у формі 4ДФ, неоподатковувану вартість дитячого подарунку відображаємо з ознакою доходу «160», а оподатковувані з урахуванням натурального коефіцієнта – з ознакою доходу «126».