Щорічна обов'язкова інвентаризація активів та зобов'язань

Нормативна база

1. Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань. Наказ № 879 від 02.09.2014 року Міністерства фінансів України.
2. Про затвердження типових форм для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації. Наказ № 572 від 17.06.2015 року Міністерства фінансів України.
3. Типова кореспонденція субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями розпорядниками бюджетних коштів та державними цільовими фондами.

Хто обов’язково повинен проводити інвентаризацію

Проведення інвентаризації є обов'язковим для юридичних осіб незалежно від їх організаційно-правових форм та форм власності перед складанням річної фінансової звітності, у разі передачі майна держпідприємства або бюджетної установи в оренду, у разі зміни матеріально відповідальних осіб чи керівника колективу (бригади), при встановленні фактів крадіжок чи псування цінностей, при пожежі чи інших стихійних лихах (див. пункти 2 та 7 Положення про інвентаризацію активів та зобов'язань).

Що підлягає інвентаризації та в які терміни

Пунктом 10 Положення № 879 чітко регламентовані терміни проведення інвентаризації, а саме перед складанням річної фінансової звітності до дати балансу:

• трьох місяців для необоротних активів, запасів (крім незавершеного виробництва), поточних біологічних активів, дебіторської та кредиторської заборгованості, витрат і доходів майбутніх періодів, зобов'язань;
• двох місяців для незавершених капітальних інвестицій, незавершеного виробництва, напівфабрикатів, фінансових інвестицій, грошових коштів, коштів цільового фінансування, зобов’язань у частині невикористаних забезпечень, розрахунків з бюджетом та з відрахувань на загальнообов’язкове державне соціальне страхування;
• до тимчасового вибуття з підприємства об’єктів основних засобів, зокрема автомобілів, морських і річкових суден, які відбудуть у тривалі рейси, інших матеріальних цінностей, які на дату інвентаризації будуть знаходитися поза підприємством.

Варто зауважити, що інвентаризація земельних ділянок, будівель, споруд та інших нерухомих об’єктів може проводитись один раз на три роки. Виключення складають нерухоме майно державних підприємств та організацій, у тому числі й переданого в оренду, та державне майно, яке не увійшло до статутного капіталу господарських організацій, утворених у процесі приватизації та корпоратизації.

За рішенням керівника підприємства інвентаризація інструментів, приладів, інвентарю (меблів) може проводитися щороку в обсязі не менше 30 відсотків усіх зазначених об’єктів з обов’язковим охопленням інвентаризацією всіх інструментів, приладів, інвентарю (меблів) протягом трьох років.

Інвентаризація музейних цінностей проводиться відповідно до строків, встановлених центральним органом виконавчої влади, який здійснює формування та забезпечення реалізації державної політики у сферах культури та мистецтв, охорони культурної спадщини, вивезення, ввезення і повернення культурних цінностей.

Інвентаризація бібліотечних фондів за рішенням керівника підприємства за встановленим ним графіком може проводиться протягом року. Інвентаризація книжкових пам’яток проводиться щороку. За наявності обсягу бібліотечних фондів від 100 до 500 тис. одиниць інвентаризація може проводитись протягом п’яти років з охопленням щорічно не менше 20 відсотків одиниць, а понад 500 тис. одиниць - протягом десяти років з охопленням щорічно не менше 10 відсотків одиниць.

Отже інвентаризації підлягають:

• Основні засоби. Інвентаризаційний опис складається за об'єктами ОЗ чи за групами та окремо за кожною матеріально відповідальною особою.
• Нематеріальні активи.
• Незавершені капітальні інвестиції.
• Запаси.
• Біологічні активи.
• Готівка, грошові кошти та їх еквіваленти, бланки документів суворої звітності.Дебіторська і кредиторська заборгованості.
• Витрати й доходи майбутніх періодів, забезпечень та резервів.

Який порядок проведення інвентаризації

Для проведення інвентаризації на підприємстві створюється інвентаризаційна комісія, до складу якої входять представники апарату управління, бухгалтерської служби, аудитори та досвідчені працівники підприємства, які знають об’єкт інвентаризації.

При великих обсягах робіт для проведення інвентаризації можуть створюватися робочі інвентаризаційні комісії. Матеріально відповідальні особи не включаються до складу робочої інвентаризаційної комісії для перевірки активів, що знаходяться на їхньому відповідальному зберіганні.

Інвентаризаційні описи (акти інвентаризації) підписуються всіма членами інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) та матеріально відповідальними особами. При цьому матеріально відповідальні особи дають розписку, в якій підтверджується, що перевірка активів відбулася в їх присутності, після чого здаються до бухгалтерської служби для перевірки, виявлення і відображення в обліку результатів інвентаризації та звіряльних відомостях.

Оформлення результатів інвентаризації

Висновки щодо виявлених розбіжностей між фактичною наявністю активів і зобов’язань і даними бухгалтерського обліку, які наводяться в звіряльних відомостях, та пропозиції щодо їх врегулювання відображаються інвентаризаційною комісією у протоколі, що складається після закінчення інвентаризації і передається на розгляд та затвердження керівнику підприємства.

Виявлені розбіжності регулюються підприємствами в такому порядку:

1. Основні засоби, нематеріальні активи, які виявлені в лишках, підлягають оприбуткуванню зі збільшенням доходів майбутніх періодів (доходів спеціального фонду бюджетної установи).

   Оприбуткування раніше не врахованих на балансі основних засобів (нематеріальних активів), які виявлені в результаті інвентаризації та будуть використовуватись для потреб установи Дт 10 «Основні засоби», 11 «Інші необоротні матеріальні активи», 12 «Нематеріальні активи» Кт 7112 (7122) «Дохід від оприбуткування активів, раніше не врахованих в балансі»

   Водночас проведення другого запису Дт 7112 (7122) «Дохід від оприбуткування активів, раніше не врахованих в балансі» Кт 51 «Внесений капітал»

   Оприбуткування виробничих запасів, малоцінних та швидкозношуваних предметів та інших нефінансових активів, раніше не врахованих на балансі, а також надлишків запасів, виявлених при інвентаризації, які будуть використовуватись для потреб установи Дт 15 «Виробничі запаси», 1812 (1822) «Малоцінні та швидкозношувані предмети», 1814 (1824) «Державні матеріальні резерви та запаси», 1815 (1825) «Активи для розподілу, передачі, продажу», 1816 (1826) «Інші нефінансові активи» Кт 7112 (7122) «Дохід від оприбуткування активів, раніше не врахованих в балансі»

2. Цінні папери, грошові кошти, їх еквіваленти та інші оборотні матеріальні цінності, які виявлені в лишках, підлягають оприбуткуванню зі збільшенням доходу звітного періоду підприємства (доходу спеціального фонду бюджетної установи), нестачі відносяться на рахунок винних осіб.

   Віднесення на рахунок винних осіб виявлених нестач грошових коштів у касі Дт 2115 (2125) «Розрахунки з відшкодування завданих збитків» Кт 2211 (2221) «Готівка у національній валюті», 2212 (2222) «Готівка в іноземній валюті»

   Надходження сум у касу, на поточні, реєстраційні, спеціальні реєстраційні рахунки на погашення нестач, завданих збитків тощо Дт 2211 (2221) «Готівка у національній валюті», 2212 (2222) «Готівка в іноземній валюті», 2311 (2321) «Поточні рахунки в банку», 2313 (2323) «Реєстраційні рахунки» Кт 2115 (2125) «Розрахунки з відшкодування завданих збитків»

3. Нестача запасів у межах установлених норм природного убутку, виявлена під час інвентаризації, списується за розпорядженням керівника підприємства на витрати. Норми природного убутку можуть застосовуватися лише у разі виявлення фактичних нестач і після взаємозаліку нестач цінностей і лишків внаслідок пересортиці. За відсутності норм природного убутку втрата розглядається як нестача понад норму;

   Вибуття об’єктів основних засобів у випадках, передбачених законодавством, та списання унаслідок нестачі, установленої при інвентаризації: сума зносу об’єкта основних засобів Дт 1411 (1421) «Знос основних засобів», 1414 (1424) «Знос інвестиційної нерухомості» Кт 10 «Основні засоби», 1116 «Необоротні матеріальні активи спеціального призначення»

   залишкова вартість об’єкта основних засобів Дт 8411 (8421) «Інші витрати за обмінними операціями» Кт 10 «Основні засоби», 1116 «Необоротні матеріальні активи спеціального призначення»

   Відображення сум дооцінки об’єкта основних засобів при їх вибутті (на дату вибуття об’єкта субрахунок 5311 (5321) «Дооцінка (уцінка) необоротних активів» має кредитове сальдо за конкретним об’єктом (ідентифіковане сальдо) на основі записів з початку експлуатації об’єкта про зміну балансової вартості основних засобів у картках інвентарного обліку (інших регістрах аналітичного обліку) об’єктів основних засобів) Дт 5311 (5321) «Дооцінка (уцінка) необоротних активів» Кт 5512 «Накопичені фінансові результати виконання кошторису» (5522 «Накопичені фінансові результати виконання бюджету (кошторису)»)

   Списання запасів внаслідок нестачі, у тому числі в межах установлених норм, а також нестач і втрат від псування матеріальних цінностей, віднесених на рахунок установи, придбаних у поточному році, у минулих роках за розрахунками з внутрівідомчої передачі запасів Дт 8013 (8023), 8113 (8123) «Матеріальні витрати», 5512 (5522) «Накопичені фінансові результати виконання кошторису», 2711 «Дебіторська заборгованість за внутрішніми розрахунками» Кт 15 «Виробничі запаси», 18 «Інші нефінансові активи»

4. Нестача цінностей понад норми природного убутку, а також втрати від псування цінностей списуються з балансу та відносяться на рахунок винних осіб у розмірі, визначеному відповідно до законодавства, у разі якщо винні особи не встановлені, вони зараховуються на позабалансовий рахунок до моменту встановлення винних осіб або закриття справи згідно із законодавством.

   Якщо встановлено винних осіб, за нестачі, установлені при інвентаризації, проводяться записи на суму вартості відшкодування збитків, яка віднесена на рахунок винних осіб у частині:

   витрат на відновлення (придбання) Дт 2115 (2125) «Розрахунки з відшкодування завданих збитків» Кт 7111 (7121) «Доходи від реалізації продукції (робіт, послуг)»

   перевищення, що підлягає перерахуванню до відповідного бюджету Дт 2115 (2125) «Розрахунки з відшкодування завданих збитків» Кт 6312 (6322) «Інші розрахунки з бюджетом»

   Якщо винні особи не встановлені, на позабалансовому рахунку 073 (074) проводиться запис про відображення сум нестач основних засобів.

   У програмі "Дебет Плюс" інвертаризаційні описи та документи на оприбуткування раніше не врахованих на балансі активів (запасів), які виявлені в результаті інвентаризації, та списання нестач можна створити за алгоритмами, описаними в Інструкції користувача з обліку ТМЦ та Інструкції користувача з обліку ОЗ.