Питання вибору облікової системи рано чи пізно постає на кожному підприємстві. І пошук правильної відповіді на нього може виявитися більш складним, аніж на Гамлетівське питання "Бути чи не бути?". Адже давно всім зрозуміло, що бухгалтерській програмі на підприємстві "бути", а от якій саме - питання, на яке деколи важко дати однозначну відповідь. Ця стаття допоможе зробити правильний вибір, грунтуючись не лише на популярності конкретного продукту або "сарафанному радіо", але й на чітких критеріях, яким повинен відповідати кандидат на перемогу.
«А кому воно треба?»
Дійсно, кому потрібна бухгалтерська програма? Очевидна відповідь так і проситься зірватися з язика: "Бухгалтерам, кому ж ще!". Але не будемо поспішати з висновками.
Звичайно, основними користувачами облікової бухгалтерської системи стануть вони - трудівники пера і калькулятора, які вдень і вночі оберігають підприємство від набігів податкової та кредиторів - працівники бухгалтерії. Але часи, коли комп'ютер зі встановленою бухгалтерською системою був просто гібридом калькулятора, друкарської машинки й ігрової станції для розкладання пасьянсу, давно минули. Адже не дарма "буржуї" щосили використовують ERP-системи (англ. Enterprise Resource Planning System - Система планування ресурсів підприємства). І справа не тільки в тому, що сучасні програми автоматизації бухгалтерського обліку давно переросли рамки "замінника екселя". Сьогодні будь-яка облікова система не просто інструмент формування звітності. Це джерело інформації, аналіз якої дозволяє керівнику підприємства відстежувати тенденції і ухвалювати обгрунтовані управлінські рішення. Тому коло користувачів облікової системи з часом розширюється:
- На першому етапі користувачами облікової системи є безпосередні виконавці (оператори, бухгалтери, касири), що вносять первинні документи в систему. На цьому етапі система забезпечує базові можливості бухгалтерського, оперативного і податкового обліку, а також формування бухгалтерської і податкової звітності.
- На другому етапі накопиченими в системі даними починають користуватися такі служби підприємства (назви можуть відрізнятися, але сенс зберігається):
- планово-економічний відділ,
- фінансовий відділ.
- Перелічені служби, користуючись накопиченою в системі інформацією, можуть аналізувати структуру витрат і собівартості продукції, а також напрями та ефективність використання грошових коштів підприємства.
- На третьому етапі даними системи починає користуватися вище керівництво. Для цього розробляються спеціальні звіти, у яких інформація подається в узагальненому і зручному для аналізу вигляді, часто - з графіками та діаграмами, що дозволяють наочно бачити тенденції зміни контрольованих параметрів.
- Четвертий етап впровадження облікової системи судилося пережити холдингам, в яких управлінська інформація, що отримується з філій, консолідується, враховуються внутрішньокорпоративні взаєморозрахунки з метою визначення фактичних фінансових показників по холдингу в цілому.
Звичайно, всі етапи еволюції проходить не кожна система. Більшість проектів завмирають на першому етапі, коли виконавці просто не хочуть користуватися всіма можливостями, що надаються системою, і вперто продовжують вести частину регістрів обліку по старинці, посилаючись на те, що їм так зручніше. Причини такої поведінки можуть бути різними, але в підсумку зазвичай все зводиться до трьох основних моментів:
- Керівництво підприємства не зайняло у свій час жорстку позицію з вимогою ведення всіх первинних документів і формування всієї звітності засобами впроваджуваної облікової системи.
- Впроваджувана система не дозволяє в розумні терміни і з розумними трудовитратами розширювати функціональні можливості під потреби конкретного підприємства.
- Бюджет, що виділяється на впровадження бухгалтерської системи обліку обмежений і не дозволяє внести необхідні зміни в програму з метою налаштування під потреби підприємства.
Можна помітити, що якщо для подолання першої перешкоди досить жорсткого наказу керівника підприємства, то інші дві причини безпосередньо пов'язані з розміром бюджету, що виділяється на впровадження програмного продукту на підприємстві.
«Що робити?»
При фіксованому розмірі коштів, що виділяються на автоматизацію обліку на підприємстві, можна сформулювати такі вимоги до програми:
- Має бути неодноразово впроваджена спеціалізована конфігурація програми, що найбільш повно охоплює процеси, первинні документи та форми звітності, які підлягають автоматизації.
- Впроваджувана система повинна дозволяти легко і з мінімальними трудовитратами високооплачуваних фахівців по впровадженню вносити зміни в стандартну конфігурацію з метою зміни і розширення функціональних можливостей для задоволення потреб кінцевих користувачів системи.
- У процесі промислової експлуатації запровадженої системи при змінах вимог законодавства або розширенні сфер діяльності підприємства, повинна існувати можливість легкого і безболісного оновлення системи зі збереженням усіх зроблених раніше змін стандартної конфігурації.
- Підрядник, який здійснює впровадження системи, повинен мати досвід впровадження на подібних підприємствах.
Цей далеко невичерпний список вимог до облікової системи дає зрозуміти, що вирішити завдання автоматизації на підприємстві навіть невеликого масштабу, купивши коробку з "1С: Бухгалтерія" і запросивши студента або програміста з сусіднього банку, не вдасться. І не тому, що програма або програміст погані. Ні. Просто комплексна автоматизація бухгалтерського, податкового та управлінського обліку вимагає комплексного підходу, який передбачає передпроектне обстеження, формалізацію бізнес-процесів, проектування системи, етап розробки спеціалізованої конфігурації, розгортання системи на майданчику замовника, і, нарешті, навчання користувачів та супровід встановленого програмного забезпечення. На жаль, фахівцю, основний профіль роботи якого не пов'язаний з даною діяльністю, при всьому бажанні, повноцінно впровадити і в майбутньому супроводжувати систему, часто не під силу. Виходячи з вищевикладеного, остання по порядку, але не за важливістю, рекомендація: впровадження облікової системи на підприємстві слід довіряти тільки фахівцям-професіоналам, які займаються даною діяльністю на постійній основі. В іншому випадку важко буде отримати результат, адекватний вкладеним в автоматизацію фінансовим і трудовим ресурсам підприємства.