Вопрос выбора учетной системы рано или поздно встает на каждом предприятии. И поиск правильного ответа на него может оказаться более тяжелым, чем на Гамлетовское "Быть или не быть?". Ведь давно и всем понятно, что бухгалтерской программе на предприятии "быть", а вот какой именно — вопрос, на который порой тяжело дать однозначный ответ. Эта статья поможет сделать правильный выбор, основываясь не только на популярности конкретного продукта или "сарафанном радио", но и на четких критериях, которым должен соответствовать кандидат на победу.
"А кому оно надо?"
Действительно, кому нужна бухгалтерская программа? Очевидный ответ так и просится сорваться с языка: "Бухгалтерам, кому же еще!". Но не будем спешить с выводами. Конечно, основными пользователями учетной системы станут они — труженики пера и калькулятора, денно и нощно оберегающие предприятие от набегов налоговой и кредиторов — работники бухгалтерии. Но времена, когда компьютер с установленной бухгалтерской системой был просто гибридом калькулятора, печатной машинки и игровой станции для раскладывания пасьянса, давно прошли. Не зря ведь "буржуи" вовсю используют ERP-системы (англ. Enterprise Resource Planning System — Система планирования ресурсов предприятия). И дело не только в том, что современные программы автоматизации бухгалтерского учета давно переросли рамки "заменителя экселя". Сегодня любая учетная система не просто инструмент формирования отчетности. Это кладезь информации, анализ которой позволяет руководителю предприятия отслеживать тенденции и принимать обоснованные управленческие решения. Поэтому круг пользователей учетной системы со временем расширяется:- На первом этапе пользователями учетной системы являются непосредственные исполнители (операторы, бухгалтеры, кассиры), вносящие первичные документы в систему. На этом этапе система обеспечивает базовые возможности бухгалтерского, оперативного и налогового учета, а также формирование бухгалтерской и налоговой отчетности.
- На втором этапе накопленными в системе данными начинают пользоваться такие службы предприятия (названия могут отличаться, но смысл сохраняется):
- планово-экономический отдел,
- финансовый отдел. Названные службы, пользуясь накопленной в системе информацией, могут анализировать структуру затрат и себестоимости продукции, а также направления и эффективность использования денежных средств предприятия.
- На третьем этапе данными системы начинает пользоваться высшее руководство. Для этого разрабатываются специальные отчеты, в которых информация подается в обобщенном и удобном для анализа виде, часто - с графиками и диаграммами, позволяющими наглядно видеть тенденции изменения контролируемых параметров.
- Четвертый этап внедрения учетной системы суждено пережить холдингам, в которых управленческая информация, получаемая из филиалов, консолидируется, учитываются внутрикорпоративные взаиморасчеты с целью определения фактических финансовых показателей по холдингу в целом.
- Руководство предприятия не заняло в свое время жесткую позицию с требованием ведения всех первичных документов и формирования всей отчетности средствами внедряемой учетной системы.
- Внедряемая система не позволяет в разумные сроки и с разумными трудозатратами расширять функциональные возможности под потребности конкретного предприятия.
- Бюджет, выделяемый на внедрение бухгалтерской системы учёта ограничен и не позволяет внести необходимые изменения в программу с целью настройки под потребности предприятия.
"Что делать?"
При фиксированном размере средств, выделяемых на автоматизацию учета на предприятии, можно сформулировать такие требования к программе:- Должна иметься и быть неоднократно внедренной специализированная конфигурация программы, наиболее полно охватывающая процессы, первичные документы и формы отчетности, подлежащие автоматизации.
- Внедряемая система должна позволять легко и с минимальными трудозатратами высокооплачиваемых специалистов-внедренцев вносить изменения в стандартную конфигурацию с целью изменения и расширения функциональных возможностей для удовлетворения потребностей конечных пользователей системы.
- В процессе промышленной эксплуатации внедренной системы при изменениях требований законодательства или расширении сфер деятельности предприятия, должна иметься возможность легкого и безболезненного обновления системы с сохранением всех сделанных ранее изменений стандартной конфигурации.
- Подрядчик, осуществляющий внедрение системы, должен иметь опыт внедрения на подобных предприятиях.