Как выбрать бухгалтерскую программу или "Не 1С-ом единым". Осознанный выбор бухгалтерской программы

Вопрос выбора учетной системы рано или поздно встает на каждом предприятии. И поиск правильного ответа на него может оказаться более тяжелым, чем на Гамлетовское "Быть или не быть?". Ведь давно и всем понятно, что бухгалтерской программе на предприятии "быть", а вот какой именно — вопрос, на который порой тяжело дать однозначный ответ. Эта статья поможет сделать правильный выбор, основываясь не только на популярности конкретного продукта или "сарафанном радио", но и на четких критериях, которым должен соответствовать кандидат на победу.

"А кому оно надо?"

Действительно, кому нужна бухгалтерская программа? Очевидный ответ так и просится сорваться с языка: "Бухгалтерам, кому же еще!". Но не будем спешить с выводами.

Конечно, основными пользователями учетной системы станут они — труженики пера и калькулятора, денно и нощно оберегающие предприятие от набегов налоговой и кредиторов — работники бухгалтерии.

Но времена, когда компьютер с установленной бухгалтерской системой был просто гибридом калькулятора, печатной машинки и игровой станции для раскладывания пасьянса, давно прошли. Не зря ведь "буржуи" вовсю используют ERP-системы (англ. Enterprise Resource Planning System — Система планирования ресурсов предприятия).

И дело не только в том, что современные программы автоматизации бухгалтерского учета давно переросли рамки "заменителя экселя". Сегодня любая учетная система не просто инструмент формирования отчетности. Это кладезь информации, анализ которой позволяет руководителю предприятия отслеживать тенденции и принимать обоснованные управленческие решения.

Поэтому круг пользователей учетной системы со временем расширяется:

  • На первом этапе пользователями учетной системы являются непосредственные исполнители (операторы, бухгалтеры, кассиры), вносящие первичные документы в систему. На этом этапе система обеспечивает базовые возможности бухгалтерского, оперативного и налогового учета, а также формирование бухгалтерской и налоговой отчетности.
  • На втором этапе накопленными в системе данными начинают пользоваться такие службы предприятия (названия могут отличаться, но смысл сохраняется):
    • планово-экономический отдел,
    • финансовый отдел.
    • Названные службы, пользуясь накопленной в системе информацией, могут анализировать структуру затрат и себестоимости продукции, а также направления и эффективность использования денежных средств предприятия.

  • На третьем этапе данными системы начинает пользоваться высшее руководство. Для этого разрабатываются специальные отчеты, в которых информация подается в обобщенном и удобном для анализа виде, часто - с графиками и диаграммами, позволяющими наглядно видеть тенденции изменения контролируемых параметров.
  • Четвертый этап внедрения учетной системы суждено пережить холдингам, в которых управленческая информация, получаемая из филиалов, консолидируется, учитываются внутрикорпоративные взаиморасчеты с целью определения фактических финансовых показателей по холдингу в целом.

Конечно, все этапы эволюции проходит не каждая система. Большинство проектов замирают на первом этапе, когда исполнители просто не хотят пользоваться всеми возможностями, предоставляемыми системой, и упорно продолжают вести часть регистров учета по старинке, ссылаясь на то, что им так удобнее. Причины такого поведения могут быть разными, но в итоге обычно все сводится к трем основным моментам:

  1. Руководство предприятия не заняло в свое время жесткую позицию с требованием ведения всех первичных документов и формирования всей отчетности средствами внедряемой учетной системы.
  2. Внедряемая система не позволяет в разумные сроки и с разумными трудозатратами расширять функциональные возможности под потребности конкретного предприятия.
  3. Бюджет, выделяемый на внедрение бухгалтерской системы учёта ограничен и не позволяет внести необходимые изменения в программу с целью настройки под потребности предприятия.

Можно заметить, что если для преодоления первого препятствия достаточно жесткого приказа руководителя предприятия, то остальные две причины непосредственно связаны с размером бюджета, выделяемого на внедрение программного продукта на предприятии.

"Что делать?"

При фиксированном размере средств, выделяемых на автоматизацию учета на предприятии, можно сформулировать такие требования к программе:

  1. Должна иметься и быть неоднократно внедренной специализированная конфигурация программы, наиболее полно охватывающая процессы, первичные документы и формы отчетности, подлежащие автоматизации.
  2. Внедряемая система должна позволять легко и с минимальными трудозатратами высокооплачиваемых специалистов-внедренцев вносить изменения в стандартную конфигурацию с целью изменения и расширения функциональных возможностей для удовлетворения потребностей конечных пользователей системы.
  3. В процессе промышленной эксплуатации внедренной системы при изменениях требований законодательства или расширении сфер деятельности предприятия, должна иметься возможность легкого и безболезненного обновления системы с сохранением всех сделанных ранее изменений стандартной конфигурации.
  4. Подрядчик, осуществляющий внедрение системы, должен иметь опыт внедрения на подобных предприятиях.

Этот далеко не исчерпывающий список требований к учетной системе дает понять, что решить задачу автоматизации на предприятии даже небольшого масштаба, купив коробку с "1С: Бухгалтерия" и пригласив студента или программиста из соседнего банка, не удастся. И не потому, что программа или программист плохие. Нет. Просто комплексная автоматизация бухгалтерского, налогового и управленческого учета требует комплексного подхода, который подразумевает предпроектное обследование, формализацию бизнес-процессов, проектирование системы, этап разработки специализированной конфигурации, развертывания системы на площадке у заказчика, и, наконец, обучение пользователей и сопровождение установленного программного обеспечения.

К сожалению, при всем желании, приходящему специалисту, основной профиль работы которого не связан с данной деятельностью, полноценно внедрить и в последствии сопровождать систему, часто не под силу.

Исходя из вышеизложенного, последняя по порядку, но не по важности, рекомендация: внедрение учетной системы на предприятии следует доверять только специалистам-профессионалам, которые занимаются данной деятельностью на постоянной основе. В противном случае трудно будет получить результат, адекватный вложенным в автоматизацию финансовым и трудовым ресурсам предприятия.

Раздел: